Cuánto cuesta un sistema de pedidos online para restaurante

Saber cuánto cuesta un sistema de pedidos online es una de las primeras dudas de cualquier dueño de restaurante o cafetería que quiere vender comida para llevar o a domicilio. La respuesta corta es que depende. En este artículo te explicamos qué conceptos pagas, cómo cobra cada modelo y cómo calcular tu propio coste antes de firmar nada.

No vamos a darte cifras inventadas ni tarifas de un proveedor concreto, porque cambian y dependen de cada contrato. Te damos algo más útil a largo plazo. Verás cómo funciona cada modelo, una checklist de costes ocultos y unas fórmulas sencillas para que hagas las cuentas con tus números reales.

Qué pagas realmente cuando contratas pedidos online

Primero la idea. Un sistema de pedidos online tiene tres capas de coste que conviene separar. Si las mezclas, es fácil comparar dos ofertas que en realidad no cubren lo mismo.

• El software: la herramienta donde el cliente ve la carta, elige platos y confirma el pedido. Puede ser una app de terceros o un módulo dentro de tu propia web.
• El cobro: el servicio que procesa el pago con tarjeta. Se llama pasarela de pago y suele cobrar una tarifa por cada operación.
• La entrega: la recogida en el local o el reparto a domicilio. Aquí entran repartidores, embalaje e incidencias.

Hay tres términos que aparecerán durante todo el artículo. La comisión es un porcentaje que el proveedor se queda de cada pedido. La cuota fija es un importe periódico, normalmente mensual, que pagas tanto si vendes mucho como si vendes poco. Y la pasarela de pago es el servicio que convierte el pago con tarjeta del cliente en dinero en tu cuenta.

Por eso la pregunta «cuánto cuesta» no tiene una respuesta única. El coste real depende de tres variables: cuántos pedidos recibes, cuál es tu ticket medio (lo que gasta de media cada cliente por pedido) y quién se encarga del reparto. Un mismo modelo puede salir barato a un negocio y caro a otro.

Una pregunta directa antes de seguir: ¿sabes cuántos pedidos para llevar o a domicilio gestionas hoy en una semana normal? Si no lo tienes claro, apúntalo durante dos o tres semanas. Ese dato condiciona toda la comparativa.

Los cuatro modelos de cobro, explicados uno a uno

De cada modelo vamos a ver cómo funciona, quién gana con él, a qué restaurante le encaja y cuál es su punto débil.

Comisión por pedido

Es el modelo típico de los marketplaces de reparto, es decir, las grandes apps donde aparecen muchos restaurantes a la vez. No pagas por entrar, o pagas poco, pero el proveedor se queda un porcentaje de cada venta. Cuanto más vendes, más pagas.

El proveedor gana más a medida que crece tu volumen. Tú ganas visibilidad, porque te ven clientes que no te conocían. Encaja con un restaurante nuevo o con poca clientela recurrente. Su punto débil es que el coste crece en proporción a las ventas y que, en la práctica, el cliente es más de la app que tuyo. Lo explicamos en detalle en comisiones de apps de reparto: cuánto te queda por pedido.

Cuota fija mensual

Pagas un importe periódico por usar la herramienta, sin que dependa de lo que vendas. Es un gasto previsible y no penaliza las semanas buenas: un viernes con muchos pedidos no te cuesta más en software que un martes flojo.

Encaja con negocios que ya tienen un volumen estable. Su punto débil está en la letra pequeña. Hay que comprobar qué incluye la cuota, si hay un límite de pedidos al mes, si algunas funciones se cobran aparte y si la pasarela de pago va incluida o se suma.

Pasarela de pago

No es un modelo completo por sí mismo, pero conviene tratarla aparte porque casi siempre está presente. Si cobras con tarjeta a través de tu propia cuenta, la pasarela aplica su tarifa por operación. Esa tarifa puede ser un porcentaje, un importe fijo o una combinación de ambos.

La ventaja es que el dinero llega a una cuenta de la que eres titular. El punto débil es que esa tarifa se suma al resto de costes y a veces no aparece en la oferta comercial del software. Hay que preguntarla siempre.

Web propia con pedidos integrados

Aquí el cliente pide directamente en la web de tu restaurante. Tú controlas la relación con él, sus datos de contacto y la forma de presentar la carta. Si el proveedor no cobra comisión, el pedido de un cliente habitual no paga un porcentaje por cada venta; solo quedan los costes de cobro que correspondan.

El punto débil es que exige una web bien hecha: rápida, clara en el móvil y fácil de encontrar en Google. Además, alguien tiene que mantenerla. Si te interesa este enfoque, en pedidos online para restaurante: vende en tu propia web lo desarrollamos paso a paso.

Comparativa cualitativa: qué modelo encaja con cada restaurante

Sin cifras, estos son los criterios que más pesan al elegir y cómo se comporta cada modelo en general:

• Previsibilidad del gasto: baja con comisión, porque varía con las ventas. Alta con cuota fija y con web propia. La pasarela añade siempre una parte variable.
• Control de los datos del cliente: limitado en los marketplaces. Alto en la web propia, donde el cliente te compra a ti.
• Esfuerzo de puesta en marcha: bajo en un marketplace, medio con cuota fija y medio o alto en una web propia si partes de cero.
• Dependencia del proveedor: alta si todos tus pedidos llegan por una sola app. Menor si tienes canal propio.
• Escalabilidad: con comisión, crecer sale más caro en proporción. Con cuota fija o web propia, el coste por pedido tiende a bajar cuando vendes más.

¿Cuándo tiene sentido la comisión? Cuando necesitas que te descubran clientes nuevos. Piensa en un restaurante recién abierto en un barrio donde nadie lo conoce todavía. En ese caso pagas cada pedido como un coste de captación, y es una decisión razonable siempre que la tengas asumida.

¿Cuándo compensa una cuota fija o una web propia? Cuando ya tienes clientela recurrente. Piensa en una cafetería de barrio que prepara cada mañana los desayunos para llevar de los mismos vecinos y de las oficinas cercanas. No tiene sentido que los pedidos de gente que ya la conoce paguen un porcentaje.

Los modelos no son excluyentes. Muchos negocios usan un marketplace para que los descubran y un canal propio para que los clientes habituales repitan sin comisión.

Checklist de costes ocultos antes de contratar

El precio de la primera página de una oferta rara vez es el coste total. Repasa esta lista con cada proveedor:

• Pasarela de pago: tarifa por operación, posibles costes fijos mensuales y plazo en el que recibes el dinero en tu cuenta.
• Soporte: si está incluido, en qué horario atienden (¿también en el servicio de noche y los fines de semana?) y si cobran por incidencias o por cambios en la carta.
• Alta y configuración: si cargar la carta, las fotos, los alérgenos y los horarios se cobra aparte o va incluido.
• Repartidores: quién pone la flota y quién paga el reparto, el embalaje y las incidencias, como pedidos fríos o entregas fallidas.
• Permanencia y baja: periodo mínimo de contrato, cómo se renueva y qué pasa con tus datos y tu web si te marchas.
• Costes indirectos: tiempo del equipo para atender pedidos, gestionar reembolsos y corregir errores de comanda. También la integración con el TPV (terminal punto de venta, la caja registradora digital) o con la impresora de cocina.

Los costes indirectos son los que más se olvidan. Si un sistema no imprime la comanda en cocina y alguien tiene que copiarla a mano en hora punta, eso también cuesta, aunque no aparezca en ninguna factura.

Ejemplo de cuentas para un restaurante de barrio

Imaginemos un restaurante de menú del día que también vende comida para llevar en un barrio de una ciudad española. No vamos a ponerle números reales. Vamos a usar dos variables que tú puedes sustituir por las tuyas:

• P = número de pedidos online al mes.
• T = ticket medio de cada pedido, en euros.

Con eso, la fórmula de cada modelo queda así:

1. Comisión por pedido: coste mensual = P × T × porcentaje de comisión. El coste crece en línea recta con las ventas: si duplicas pedidos, duplicas lo que pagas.
2. Cuota fija: coste mensual = cuota + (P × tarifa de pasarela por operación). La cuota no se mueve; solo crece la parte de la pasarela.
3. Web propia sin comisión: coste mensual = coste de la web y del servicio + (P × tarifa de pasarela por operación). La lógica es parecida a la de la cuota fija.

Ahora viene el paso importante: no te quedes solo con el total del mes. Divide cada resultado entre P para obtener el coste por pedido. Así ves cuánto te cuesta realmente cada venta en cada modelo y a partir de qué volumen uno empieza a salir más a cuenta que otro.

Ten en cuenta qué cubre cada oferta. Si la comisión incluye el reparto y tú no tienes repartidores, suma al otro modelo lo que te costaría repartir por tu cuenta, o compara solo los pedidos de recogida. Comparar modelos que cubren servicios distintos lleva a conclusiones equivocadas.

Este ejemplo sirve para entender la mecánica, no para prever un resultado concreto. Las tarifas dependen de cada proveedor y de cada contrato. Rellena las fórmulas con las ofertas reales que tengas sobre la mesa.

Preguntas que debes hacer antes de contratar

Lleva esta lista a cualquier reunión comercial y pide las respuestas por escrito:

1. ¿Cobráis comisión por pedido, por reserva o por algún otro concepto?
2. ¿Qué tarifa aplica la pasarela de pago, quién la cobra y quién es el titular de la cuenta donde cae el dinero?
3. ¿Cuál es el periodo mínimo de contrato y cómo se da de baja el servicio?
4. ¿Los datos de mis clientes y mi carta son míos y puedo exportarlos?
5. ¿Qué incluye el soporte y cuánto tardáis en responder si hay un problema en pleno servicio?
6. ¿El sistema funciona para recogida, para reparto o para ambos, y cómo se gestionan los horarios y la capacidad de cocina?

La última pregunta es más importante de lo que parece. Si el sistema no permite limitar pedidos por franja horaria, un sábado a las nueve de la noche la cocina puede saturarse. En ese momento el problema ya no es de coste, sino de servicio.

Cómo lo plantea wavvs

En wavvs reunimos la web, las reservas y los pedidos online en una sola solución. No cobramos comisión por pedido ni por reserva: lo que vendes no paga un porcentaje a wavvs. Los pedidos online están disponibles solo para restaurantes y cafeterías. Puedes ver el enfoque para el sector en la página de web para restaurantes.

Queremos ser claros con el resto. En cualquier sistema de pedidos online, el cobro con tarjeta suele implicar la tarifa de una pasarela de pago. Pregunta siempre quién la cobra y cuánto, también a nosotros. Además, el contrato de wavvs tiene un periodo inicial de 12 meses. Preferimos que lo sepas desde el principio para que hagas las cuentas completas.

Los planes y lo que incluye cada uno están en la página de precios. Y si también estás comparando el coste de la web en sí, te puede servir el artículo cuánto cuesta una web de restaurante de agencia.